Zadania wydziału:

Do zadań Wydziału Spraw Obywatelskich należą w szczególności sprawy:

1) ewidencji ludności i dowodów osobistych w tym:
a) zameldowania i wymeldowania, zgłoszenia wyjazdu i powrotu na pobyt stały
i czasowy,
b) zgłoszenia wyjazdu poza granice na pobyt stały lub czasowy oraz jego powrotu
z wyjazdu poza granice,
c) nadawania i zmiany numeru PESEL,
d) prowadzenia postępowań administracyjnych w sprawach zameldowania,
wymeldowania na pobyt stały i czasowy oraz dowodów osobistych,
e) udostępniania danych z rejestru PESEL, rejestru mieszkańców, rejestru dowodów
osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi,
f) przyjmowania wniosków i wydawanie dowodów osobistych,
g) przyjmowania zgłoszeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego,
h) unieważniania dowodu osobistego w rejestrze dowodów osobistych,
i) obsługa stacji mobilnej do przyjmowania wniosków i wydawania dowodów osobistych
poza siedzibą urzędu,
2) prowadzenia rejestru wyborców i sporządzania spisów wyborców,
3) prowadzenia spraw związanych z repatriacją,
4) przyjmowania zawiadomień o organizowanych zgromadzeniach i orzekania w sprawie
zgromadzeń,
5) prowadzenie rejestracji i kwalifikacji wojskowej,
6) orzekania w sprawie uznania żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu
członka rodziny,
7) orzekania w sprawie pokrywania należności mieszkaniowych żołnierzom uznanym za
posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny,
8) przyznawania świadczeń rekompensujących dla żołnierzy rezerwy odbywających
ćwiczenia,
9) organizowania doręczania kart powołania w trybie akcji kurierskiej,
10) planowanie i nakładanie na obywateli świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz
obronności kraju, obrony cywilnej i w stanach klęski żywiołowej,
11) realizowania zadań obronnych własnych i nadzorowania ich w jednostkach
organizacyjnych Gminy Miasta Suwałki:
a) sporządzanie i aktualizacja planu operacyjnego funkcjonowania miasta w warunkach
zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa w czasie wojny,
b) organizowanie i prowadzenie szkolenia obronnego,
c) przygotowanie dokumentacji planistycznej głównego i zapasowego stanowiska
kierowania dla Prezydenta Miasta Suwałk,
d) ustalenie i utrzymywanie w gotowości stałego dyżuru Prezydenta,
e) opracowywanie rocznych planów realizacji zadań obronnych, planów szkolenia
i trzyletnich programów szkolenia obronnego,
f) reklamowanie osób do pełnienia służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji
i w czasie wojny,
g) opracowanie i aktualizacja Planu Ewakuacji/Przyjęcia Ludności III Stopnia dla Miasta
Suwałki,
12) opracowania corocznego planu zamierzeń w zakresie obrony cywilnej i zarzadzania
kryzysowego,
13) opracowania i aktualizacji Planu Obrony Cywilnej Miasta oraz nadzoru nad
opracowywaniem kart realizacji zadań obrony cywilnej instytucji, podmiotów
gospodarczych i innych jednostek organizacyjnych na terenie miasta,
14) przygotowania i kierowania formacjami obrony cywilnej,
15) prowadzenia szkoleń formacji obrony cywilnej,
16) szkolenia ludności w zakresie powszechnej samoobrony,
17) koordynowania działań związanych z prowadzeniem akcji ratowniczych w tym ewakuacją
ludności,
18) planowania i realizacji zaopatrzenia w sprzęt i środki obrony cywilnej, eksploatacji
sprzętu,
19) prowadzenie gospodarki materiałowo - magazynowej sprzętu obrony cywilnej,
20) przygotowania oraz zapewnienia działania systemu wczesnego ostrzegania i systemu
wykrywania i alarmowania,
21) prowadzenia monitoringu zagrożeń,
22) opracowanie i aktualizacja planu:
a) przygotowań podmiotów leczniczych Miasta Suwałki na potrzeby obronne państwa,
b) wydawania i dystrybucji preparatów ze stabilnym jodem w przypadku wystąpienia
zdarzenia radiacyjnego,
c) organizacji i funkcjonowania zespołów zastępczych miejsc szpitalnych w mieście,
23) konserwacji i utrzymania w pełnej sprawności technicznej scentralizowanego systemu
włączania syren alarmowych,
24) prowadzenia ewidencji budowli ochronnych i ukryć do doraźnego przygotowania,
25) kontrola i nadzór nad budowlami ochronnymi,
26) uwzględnienie miejsc ochronnych na etapie uzgadniania miejscowych planów
zagospodarowania przestrzennego,
27) informowanie projektantów obiektów budowlanych o zaleceniach w zakresie obrony
cywilnej i uzgadnianie projektów budowlanych w zakresie wymogów obrony cywilnej,
28) opracowania i aktualizacji Miejskiego Planu Zarządzania Kryzysowego,
29) współpracy ze służbami, inspekcjami, strażami oraz innymi jednostkami organizacyjnymi
w zakresie postępowań w sytuacjach kryzysowych,
30) obsługi kancelaryjnej Miejskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego,
31) organizowania ochrony informacji niejawnych w Urzędzie przez Pion Ochrony działający
w strukturze Wydziału, a w szczególności:
a) opracowanie i aktualizacja planu ochrony informacji niejawnych,
b) prowadzenie kancelarii informacji niejawnych,
c) klasyfikowanie informacji niejawnych,
d) udostępnianie informacji niejawnych,
e) prowadzenie postępowań sprawdzających,
f) prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych,
g) stosowanie środków fizycznej ochrony informacji niejawnej,
h) obsługa systemu teleinformatycznego ochrony informacji niejawnych,
32) obsługa Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej,
33) prowadzenie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej przedsiębiorców, którzy zakończyli działalność przed 1 lipca 2011 r.,
34) aktualizacja danych w Rejestrze Danych Kontaktowych.

Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu „SO”, a Pion Ochrony „SO/IN”.