e-mail: org@um.suwalki.pl

Spis telefonów
 

Zakres działania:

1. Do zadań Wydziału Organizacyjnego należą sprawy organizacji i funkcjonowania Urzędu, spraw pracowniczych, a w szczególności:

1) w zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu:

• przygotowywania aktów prawnych dotyczących organizacji i funkcjonowania Urzędu,
• prowadzenia spraw dotyczących upoważnień udzielonych przez Prezydenta pracownikom Urzędu do wydawania decyzji w sprawach  indywidualnych,
• wdrażanie i nadzór nad przestrzeganiem zasad instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i rzeczowego wykazu akt,
• przygotowywanie projektów rozstrzygnięć w sprawach sporów kompetencyjnych między wydziałami,
• nadzorowanie przestrzegania w Urzędzie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego,
• przyjmowanie, wysyłanie oraz rejestracja korespondencji,
• koordynowanie prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem na terenie miasta wyborów i referendów,
• nadzór nad funkcjonowaniem systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją,

2) w zakresie spraw kadrowych:

• prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych podległych Radzie z zastrzeżeniem § 26 ust. 1 pkt 5 niniejszego Regulaminu,
• prowadzenie spraw związanych z powoływaniem i odwoływaniem kierowników powiatowych służb inspekcji i straży w uzgodnieniuz Wojewodą, a także wykonywanie wobec nich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej,
• organizowanie prac związanych z przeprowadzaniem ocen kwalifikacyjnych i przeglądów kadrowych,
• nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy w Urzędzie,
• planowanie i koordynacja szkoleń i dokształceń pracowników,
• prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych z wyłączeniem kierowników jednostek podległych Wydziałowi Oświaty, Wychowania i Sportu,
• prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników i ich rodzin,
• przygotowywanie dokumentacji emerytalno-rentowej pracownikom,
• sporządzanie sprawozdawczości statystycznej w zakresie zatrudnienia i czasu pracy,
• planowanie i gospodarowanie funduszem płac,

3) w zakresie administracyjno-gospodarczym:

• zapewnienie utrzymania właściwego stanu technicznego budynków Urzędu i ich ochrony,
• prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym,
• gospodarowanie środkami rzeczowymi, taborem samochodowym, drukami i formularzami,
• zamawianie, rozprowadzanie i ewidencjonowanie stempli i pieczęci oraz dzienników promulgacyjnych i prasy,
• koordynacja spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Urzędu,
• naprawa i konserwacja sprzętu stanowiącego wyposażenie Urzędu,
• zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie,
• prowadzenie archiwum zakładowego, kancelarii ogólnej Urzędu i małej poligrafii,
• zapewnienie przepływu dokumentów pomiędzy siedzibami Urzędu,
• prowadzenie spraw związanych z dostawą na potrzeby Urzędu Miejskiego wszelkich mediów tj.: centralnego ogrzewania, energii elektrycznej, wody, odprowadzania ścieków i środków łączności telefonicznej,

4) w zakresie spraw BHP:

• szkolenie  pracowników  pod względem bhp – wstępne, czyli instruktaż ogólny, przed dopuszczeniem ich do pracy,
• prowadzenie spraw związanych z wypadkami przy pracy,
• przeprowadzanie kontroli w zakresie warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp w Urzędzie,
• sporządzanie i przedstawianie Prezydentowi, raz w roku, raportu o stanie bhp w Urzędzie,
• udział w ocenie założeń i dokumentacji dotyczącej modernizacji zakładu pracy albo jego części pod kątem zgłaszania wniosków dotyczących uwzględnienia wymagań bhp,
• udział w przekazywaniu do użytkowania nowo wybudowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy oraz inne urządzenia mające wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników,
• przedstawianie Prezydentowi wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowisku pracy,
• prowadzenie spraw dotyczących podmiotów, w których wykonywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna,

5) prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych.

2. Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu „OR”.