Klauzula informacyjna dla osób komunikujących się pocztą elektroniczną (e-mail)

Zgodnie z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO” informuje się, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Urząd Miejski w Suwałkach z siedzibą przy ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk, tel.(87) 562-80-00, adres e-mail: org@um.suwalki.pl, adres elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) na ePUAP: /UMSuwalki/esp.
2. W sprawie ochrony danych osobowych, osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się pod adresem iod@um.suwalki.pl, telefon: (87) 562 82-08.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w związku ze składanymi, a mającymi formę wiadomości elektronicznej (tj. e-mail), podaniami, wnioskami różnej treści, a także w ramach wszczynanych z urzędu postępowań administracyjnych w celu realizacji przez Miasto jego zadań, a podstawą prawną ich przetwarzania jest art. 6 ust.1 pkt. c) RODO, co oznacza, że przetwarzanie Pani/Pana danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych w stosunku do danych do których żądania na podstawie prawa uprawniony jest Administrator danych w procesie właściwej realizacji złożonego podania lub postępowania administracyjnego.
4. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty realizujące zadania publiczne na podstawie odrębnej umowy powierzenia danych.
5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany przez odrębne przepisy prawa odnoszące się do archiwizacji dokumentów w organach administracji publicznej.
7. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, prawo ich sprostowanie, prawo ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu wobec przetwarzanych. Prawo do usunięcia, swoich danych przysługuje Państwu w sytuacji, gdy wcześniej wyrażona zgoda na przetwarzanie danych zostanie przez Pani/Pana cofnięta, a przepisy ustawy szczególnej zezwalają na ich trwałe usunięcie.
8. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody – posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
9. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
10. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym w zakresie w jakim stanowi o tym prawo, a w pozostałym zakresie (innych danych) nie wynikającym wprost z przepisów prawa, podanie danych w sposób dobrowolny, konkretny, świadomy, w formie wyraźnego działania potwierdzającego ( np. podanie ich na wniosku, na dokumencie papierowym lub elektronicznym w systemie EPUAP, słownie podczas rozmowy telefonicznej, w e-mailu) przyzwalającego na przetwarzanie tych danych przez Administratora danych jest również definiowane jako wyrażona przez Pana/Panią „zgoda” na ich przetwarzanie w rozumieniu „RODO” i nie wymaga dodatkowego oświadczenia. Niepodanie danych wymaganych przez przepisy prawa może skutkować pozostawieniem podania bez rozpatrzenia.
11. Pana/Pani dane co do zasady nie będą przetwarzane w celu podejmowania zautomatyzowanej decyzji i nie będą przetwarzane w celu profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.