Ochrona Danych Osobowych
Inspektor Ochrony Danych
Rafał Luto - Urząd Miejski w Suwałkach, Straż Miejska w Suwałkach
16-400 Suwałki, ul. Adama Mickiewicza 1
pokój nr 211
Telefon: 87 562 82 08
E-mail: iod@um.suwalki.pl
Zasady realizacji praw osób, których dane dotyczą dostępne są pod linkiem
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w postępowaniu administracyjnym w sprawach załatwianych milcząco
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w prawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)(Dz. Urz. UE.L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO” informuje się, że:
- Administratorem Danych Osobowych jest Urząd Miejski w Suwałkach reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk z siedzibą przy ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, tel.: (87) 562-80-00, adres e-mail: org@um.suwalki.pl, adres elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) na ePUAP: /UMSuwalki/esp.
- Administrator Danych Osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt pisemny na adres siedziby Urzędu Miejskiego w Suwałkach, ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki lub kontakt na adres poczty elektronicznej e-mail: iod@um.suwalki.pl.
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia postępowań, o których mowa w Dziale II Rozdziale 8a Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczącym milczącego załatwienia sprawy, prowadzonych na podstawie właściwych przepisów prawa administracyjnego materialnego.
-
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty na podstawie obowiązujących przepisów prawa - podmioty publiczne, sądy i inni odbiorcy legitymujący się interesem prawnym w pozyskaniu danych osobowych. Ponadto osoby będące stroną postępowania zgodnie z art.73 K.p.a., w zakresie wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Ponadto dostęp do danych mogą mieć podmioty, z którymi Administrator zawarł umowę powierzenia danych osobowych w ramach obsługi systemów informatycznych (nadzoru i asysty technicznej nad systemami) oraz osoby na podstawie pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydanego przez Administratora.
-
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.
-
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres przewidziany w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
-
Przysługuje Pani/Panu:a) prawo dostępu do treści swoich danych, na podstawie (art. 15 RODO) – w tym prawo do uzyskania kopii tych danych, dostępu do danych (akt sprawy) stosownie do treści art. 74a K.p.a.,
b) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych, na podstawie (art. 16 RODO) - w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
c) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie art. 18 ust. 1 RODO. - Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne do rozpatrzenia sprawy, odmowa podania danych uniemożliwi załatwienie sprawy w trybie milczącym.
- Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
- Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
Klauzula informacyjna - dostęp do informacji publicznej
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej RODO) informuje się, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Suwałkach z siedzibą przy ul. Adama Mickiewicza 1 , 16-400 Suwałki, tel. 87 562 80 00, e-mail: org@um.suwalki.pl, reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk.
- Z inspektorem ochrony danych (IOD) może się Pani/Pan kontaktować poprzez: pocztę tradycyjną; adres: IOD Urząd Miejski w Suwałkach, ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, pocztę elektroniczną; adres e-mail: iod@um.suwalki.pl, telefonicznie 87 562 82 08.
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji wniosku o udostępnienie informacji publicznej.
- Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z: ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1330 z późn. zm.), ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, z późn. zm.).
- Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz innym organom właściwym do realizacji sprawy. Odrębną kategorią odbiorców, którym mogą być udostępnione Pani/Pana dane, są podmioty uprawnione do obsługi doręczeń - Sytuacja dotyczy głównie podmiotów świadczących usługi doręczania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (w tym ePUAP) w związku z § 8 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 180 z późn. zm.).
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi, a następnie przez okresy wynikające z przepisów kancelaryjno-archiwalnych i Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.
-
Prawa osoby, której dane dotyczą: Przysługuje Pani/Panu prawo do:
- dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO);
- żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych (art. 16 RODO);
- żądania usunięcia danych osobowych na zasadach określonych w art.17 RODO;
- żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych na zasadach określonych w art. 18 RODO;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli Pani/Pana zdaniem przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się z naruszeniem obowiązujących przepisów.
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych podczas transmisji i rejestracji obrad Rady Miejskiej w Suwałkach
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w prawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)(Dz. Urz. UE.L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO” informuje się, że:
- Administratorem Danych Osobowych jest Urząd Miejski w Suwałkach reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk z siedzibą przy ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, tel.: (87) 562-80-00, adres e-mail: org@um.suwalki.pl, adres elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) na ePUAP: /UMSuwalki/esp.
- Administrator Danych Osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt pisemny na adres siedziby Urzędu Miejskiego w Suwałkach, ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, kontakt na adres poczty elektronicznej e-mail: iod@um.suwalki.pl, tel. 87 562 82-08.
- Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku transmitowania i rejestracji obrad Rady Miejskiej w Suwałkach za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.
- Będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe na podstawie :
a) Ustawy z dnia 8 marca 1990 r o samorządzie gminnym - art.11b i art. 20 ust. 1b
b) Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej – art. 18
c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – art. 6 ust. 1 lit. c. - Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym Rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów.
- Pana/Pani zostaną udostępnione podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, w tym w Biuletynie informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Suwałkach – podczas trwania sesji Rady Miejskiej w Suwałkach. Dodatkowo Pana/Pani dane mogą być dostępne dla usługodawców wykonujących zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczenia usług serwisu, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych. Nagrania zostaną udostępnione na następujących stronach internetowych:
a) http://bip.um.suwalki.pl/Menu_podmiotowe/Rada_Miejska/nagrania_sesji_rady_miejskiej/
b) http://e-suwalki.home.pl/live3/sesja.htm - Udział w sesji nie jest Pani/Pana obowiązkiem, lecz uprawnieniem wynikającym z art. 11b ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Z kolei rejestracja obrazu i dźwięku jest obowiązkiem gminy wynikającym z art. 20 ust. 1b tejże ustawy. W związku z tym, że jest Pani/Pan świadomy monitorowania obrazu i dźwięku, decydując się dobrowolnie na udział w sesji Rady Miejskiej w Suwałkach, domyślnie wyraża Pani/Pan zgodę na przetwarzanie oraz upublicznienie własnych danych osobowych. Niniejsza zgoda jest dobrowolna i wyrażona w sposób dorozumiany. Posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia wskazanej wyżej zgody w dowolnym momencie, co będzie polegało na opuszczeniu sali posiedzeń w trakcie trwania sesji, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano w trakcie obrad do czasu opuszczenia sali posiedzeń. Ponadto, zgodnie z art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zgoda osoby fizycznej na rozpowszechnianie jej wizerunku nie jest wymagana, gdy wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza, przy czym obrady należy zakwalifikować jako zgromadzenie publiczne.
- Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
a) prawo dostępu do treści Pani/Pana danych,
b) prawo żądania ich sprostowania,
c) prawo żądania usunięcia danych, gdy:
- dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane
- dane przetwarzane są niezgodnie z prawem
d) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:
- osoby te kwestionują prawidłowość danych
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych
- Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń - Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
- Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
- Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego oraz do organizacji międzynarodowej.
Klauzula informacyjna ogólna dla petentów Urzędu Miejskiego w Suwałkach
Zgodnie z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO” informuje się klientów, że:
- Administratorem zbieranych i przetwarzanych danych osobowych jest Urząd Miejski w Suwałkach ul. Mickiewicza 1, reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk - tel. 87 5628100.
- W sprawie ochrony danych osobowych, osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się pod adresem iod@um.suwalki.pl
- Dane osobowe petentów zbierane i przetwarzane są w celu wykonywania przez Urząd Miejski w Suwałkach ustawowych zadań publicznych, określonych m.in. w ustawie z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz w innych regulacjach.
- Podstawą przetwarzania danych osobowych (oprócz ustawowego obowiązku) jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych.
- Dane osobowe od momentu pozyskania będą przechowywane przez okres wynikający z regulacji prawnych takich jak: kategorii archiwalnej dokumentacji, określonej w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin i związków międzygminnych; umowy o dofinansowanie zawartej między beneficjentem a określoną instytucją; trwałości danego projektu i konieczności zachowania dokumentacji projektu do celów kontrolnych itp.
- Petenci Urzędu mają prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz mają możliwość ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
- Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody na przetwarzanie, petenci mają prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie ich danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- Pozyskane od petenta dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom innym, niż upoważnione na podstawie przepisów prawa.
- Petenci mają prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
- W większości przypadków przetwarzanie danych osobowych wynika z przepisów prawa, a ich podawanie przez petenta jest obowiązkowe. W niektórych sprawach podawanie danych osobowych może być dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów, o których mowa w pkt. 3. W sytuacji dobrowolności podawania danych osobowych petenci zostaną o tym fakcie poinformowani. Niepodanie lub podanie niepełnych danych osobowych może skutkować pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia.
Monitoring wizyjny w Urzędzie Miejskim w Suwałkach
Klauzula informacyjna dotycząca monitoringu wizyjnego w Urzędzie Miejskim w Suwałkach.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej RODO, informuję że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych pozyskanych z systemu monitoringu jest Urząd Miejski w Suwałkach, ul. Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, tel. 87 562 80 00, e-mail: org@um.suwalki.pl, reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk.
- W sprawie ochrony danych osobowych, osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, Urząd Miejski w Suwałkach, ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, tel. 87 562 82 08, e-mail: iod@um.suwalki.pl.
- Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku zarejestrowane przez monitoring wizyjny przetwarzane będą w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób odwiedzających Urząd Miejskiw Suwałkach, pracowników Urzędu oraz ochrony mienia na podstawie art. 9 a oraz art. 50 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 222 Kodeksu pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
- Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego oraz organizacji międzynarodowej.
- Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione innym odbiorcom w szczególności podmiotom zapewniającym bezpieczeństwo fizyczne Urzędu oraz podmiotom realizującym zadania związane z obsługą techniczną monitoringu.
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celach do jakich zostały zebrane przez okres 14 dni. Okres przetwarzania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony w sytuacji, gdy nagrania zostaną zabezpieczone zgodnie z odrębnymi przepisami.
- Posiada Pani/Pan prawo żądania dostępu do treści swoich danych, ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
- Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych dotyczące Pani/Pana narusza przepisy RODO zgodnie z art. 77 na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
- Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.
Obszary objęte monitoringiem wizyjnym w Urzędzie Miejskim w Suwałkach:
- Adama Mickiewicza 1: hol od wejścia głównego, hol przy USC, hol przy sali konferencyjnej 26, korytarze na wszystkich kondygnacjach budynku, brama wjazdowa, wjazd do garaży podziemnych, patio, skrzyżowanie ul. Tadeusza Kościuszki z ul. Adama Mickiewicza, teren przed wejściem głównym, hol pomieszczenia oddanego w najem („Bar Ratuszowy”).
- Teofila Noniewicza 71A: hol główny, Biuro Obsługi Klienta, korytarze na wszystkich kondygnacjach budynku, chodnik przy budynku od ul. T. Noniewicza, parking przy budynku od ul. Ks. Jerzego Jana Zawadzkiego, wszystkie wejścia do budynku.
Klauzula informacyjna System SMS
Zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach:
1. Administratorem danych osobowych jest Urząd Miejski w Suwałkach, z siedzibą w Suwałkach, reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk. Z Administratorem można się skontaktować w następujący sposób:
• listownie na adres: ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki
• przez e-mail: org@um.suwalki.pl
• telefonicznie: (87) 562-80-00
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Inspektor to Osoba, z którą można się skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Państwu praw związanych z przetwarzaniem danych. Możesz się z nim skontaktować w następujący sposób:
• listownie na adres: ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki
• przez e-mail: iod@um.suwalki.pl
• telefonicznie: (87) 562-82-08
3. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w postaci numeru telefonu w celu wysłania powiadomień sms z wybranego przez Państwa serwisu.
4. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe na podstawie dobrowolnej zgody o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
5. Dane osobowe będą przekazywane i udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz podmiotom z którymi Administrator podpisze umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
6.Państwa dane osobowe w postaci numeru telefonu będą przetwarzane do czasu wycofania zgody.
7. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych lub ich usunięcia.
8. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów RODO podczas przetwarzania danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych pod adresem: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, nie jesteście Państwo zobowiązani do ich podania. Niepodanie danych spowoduje jednak brak możliwości zapisania się do systemy sms UM w Suwałkach.
10. W związku z tym, że Państwa dane są przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a) RODO przysługuje Państwo prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgodę można wycofać na stronie: https://um.suwalki.pl/miasto,70/miejski-system-powiadamiania-sms,2574436.
11. Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również profilowane.