1. określenie sposobu przeprowadzenia narady, miejsce i termin jej odbycia, a w przypadku przeprowadzenia narady z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej - termin jej zakończenia, oraz znak sprawy zgodny z instrukcją kancelaryjną;
2. opis przedmiotu narady;
3. imię i nazwisko oraz inne dane identyfikujące wnioskodawcę;
4. imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przewodniczącego;
5. imiona i nazwiska uczestników oraz oznaczenie podmiotów, które te osoby reprezentują, lub informację o przyczynach uczestnictwa danej osoby w naradzie;
6. stanowiska uczestników narady;
7. wnioski o koordynację robót budowlanych, o których mowa w art. 36a ust. 3 pkt 5 lit. b ustawy z dnia 7 maja 2010 r. o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych - o ile zostały złożone;
8. informacje o podmiotach zawiadomionych o naradzie, które w niej nie uczestniczyły;
9. podpisy uczestników narady.

W przypadku gdy narada koordynacyjna została przeprowadzona za pomocą środków komunikacji elektronicznej, protokół tej narady zawiera, zamiast podpisów wszystkich uczestników tej narady, podpisy jej przewodniczącego, protokolanta oraz innych osób, które osobiście stawiły się na naradzie, a także adnotację o uzgodnieniu treści protokołu z osobami, które uczestniczyły w naradzie wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Odpisy protokołu narady koordynacyjnej wydaje się wnioskodawcy w dniu jej zakończenia, a innym podmiotom zawiadomionym o naradzie - w terminie 3 dni od dnia złożenia żądania w tej sprawie.

Na dokumentacji projektowej będącej przedmiotem narady koordynacyjnej zamieszcza się adnotację zawierającą informację, iż ta dokumentacja była przedmiotem narady koordynacyjnej. Adnotację sporządza przewodniczący narady, potwierdzając ją swoim podpisem.

• Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U.2024.1151 t.j. z dnia 31.07.2024 r.)
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 28 lipca 2020 r. w sprawie wzorów wniosków o udostępnianie materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, licencji oraz Dokumentu Obliczenia Opłaty (Dz.U.2020.1322 z dnia 30.07.2020 r.)