Sytuowanie projektowanych sieci uzbrojenia terenu uzgadnia się na naradach koordynacyjnych organizowanych przez starostę.
Po otrzymaniu od inwestora lub projektanta dokumentów zawierających propozycję usytuowania projektowanych sieci zamieszczoną na planie sytuacyjnym lub na kopii aktualnej mapy zasadniczej, starosta wyznacza sposób, termin i miejsce przeprowadzenia narady koordynacyjnej, o czym zawiadamia:
1) wnioskodawców;
2) podmioty, które zarządzają sieciami uzbrojenia terenu;
3) wójtów (burmistrzów i prezydentów miast) na terenie których mają być sytuowane projektowane sieci uzbrojenia terenu;
4) inne podmioty, które mogą być zainteresowane rezultatami narady koordynacyjnej, w szczególności zarządzające terenami zamkniętymi, w przypadku sytuowania części projektowanych sieci na tych terenach.

Termin narady koordynacyjnej zostanie wyznaczony po okazaniu dowodu opłaty za uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu. Naradom przewodniczy osoba upoważniona przez starostę.

Efekt załatwienia sprawy
Rezultaty narady koordynacyjnej utrwala się w protokole zawierającym:
1) określenie sposobu przeprowadzenia narady, jej termin i miejsce oraz znak sprawy zgodny z instrukcją kancelaryjną;
2) opis przedmiotu narady;
3) imię i nazwisko oraz inne dane identyfikujące wnioskodawcę;
4) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przewodniczącego;
5) imiona i nazwiska uczestników oraz oznaczenie podmiotów, które te osoby reprezentują lub informację o przyczynach uczestnictwa danej osoby w naradzie;
6) stanowiska uczestników narady;
7) informacje o podmiotach wezwanych na naradę, których przedstawiciele nie uczestniczyli w niej;
8) podpisy uczestników narady.
Odpisy protokołu narady koordynacyjnej wydaje się na żądanie zainteresowanego uczestnika.
Na dokumentacji projektowej będącej przedmiotem narady koordynacyjnej zamieszcza się adnotację zawierającą informację, iż dokumentacja była przedmiotem narady koordynacyjnej oraz określenie sposobu przeprowadzenia narady, jej termin i miejsce oraz znak sprawy zgodny z instrukcją kancelaryjną.
Adnotację sporządza przewodniczący narady, potwierdzając ją swoim podpisem.