URZĄD MIEJSKI

                      w Suwałkach

Wyłącznie do użytku służbowego

z kontroli sprawdzającej przeprowadzonej

w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym Nr 1

z wykonania zaleceń pokontrolnych.

Jednostka kontrolowana	Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy Nr 1 w Suwałkach ul. Przytorowa 8
Dyrektor:	Aleksandra Muszczynko zatrudniona na stanowisku w dniu 1 czerwca 1994r.
Wicedyrektor:	Hanna Dąbrowska zatrudniona od dnia 1 października 1994r.
Wicedyrektor:	Małgorzata Bukowska zatrudniona od dnia 1 listopada 2005r.
Główny Księgowy:	Marzanna Kisielewska od dnia 1 października 1990r.
Jednostka przeprowadzająca kontrolę:	Urząd Miejski w Suwałkach
Kontrolująca:	Ewa Naruszewicz – inspektor ds. kontroli
Termin przeprowadzenia kontroli:	8 września 2008r. – 18 września 2008r.
Temat kontroli	sprawdzenia zaleceń pokontrolnych wydanych pismem Prezydenta Miasta Suwałk nr  n.Kontr.06/07 z dnia 12 lutego 2008r.

Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Pana Józefa Gajewskiego Prezydenta Miasta Suwałk z dnia 4 września 2008r.

I.                    Zakres przedmiotowy zadania kontrolnego

            Zakres przedmiotowy zadania kontrolnego obejmował przeprowadzenie czynności sprawdzających w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym nr 1 w Suwałkach
wzakresie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych pismem Prezydenta Miasta Suwałk nr Fn.Kontr.06/07 z dnia 12 lutego 2008 r. O sposobie wykonania zaleceń jednostka poinformowała Zastępcę Prezydenta Miasta Suwałk Marka Buczyńskiego dnia 19 marca 2008r. pismem nr SOSW nr 1-09/2/08. i dokonała tego w wymaganym terminie.

U s t a l e n i a   s z c z e g ó ł o w e:

Zalecenie wydane dotyczyły prowadzenia ewidencję ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 76, poz. 694 z 2002r. ze zm.) ze szczególnym uwzględnieniem zapisów art. 4, art. 13 ust. 4, art. 14 ust. 4, art. 20 ust.3 pkt 1, ust. 5 pkt 1 – 3, art. 21 ust. 1, art. 23 ust 2 i 4, art. 24 ust 4 pkt 4 ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020 z 2006r. ze zm.), księgowania w ewidencji ilościowo – wartościowej pozostałych środków trwałych wszystkich środków wyszczególnione w paragrafie 5 ust. 3 w/w rozporządzenia. Zalecono, aby jednostka przestrzegała zasady czystości obrotów na koncie 130 – rachunki bieżące jednostek budżetowych, uzupełnia dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w tym zakładowego planu kont o elementy wskazane w pkt 2.8. protokółu kontroli oraz zaniechała wydatkowania środków publicznych bez uprzedniego otrzymania dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji.

1.      Dokonując czynności sprawdzających stwierdzono, że księgi rachunkowe w jednostce są prowadzone są w programie Finanse Optivum firmy VULCAN.
Pani Aleksandra Muszczynko - dyrektor SOSW nr 1 w Suwałkach oraz p. Marzanna Kisielewska - główna księgowa w dniu 27 lutego2008r. wystosowały pismo nr SOSW 1-3364/1/08 do firmy VULCAN we Wrocławiu, w którym zwróciły się z prośbą dokonania zmian w programie Finanse Optivum celem dostosowania do wymagań ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.)- zał. nr 1. Odpowiedź otrzymały w dniu 21 kwietnia 2008r., w której nie uwzględniono uwag zgłoszonych przez jednostkę (zał. nr 2). Według producenta „program spełnia wszystkie kryteria ustawowe i nie są przewidywane istotne zmiany. Jedyną zmianą jest ujednolicenie nazw stron kont na Debet i Kredyt”.

Zastrzeżenia dotyczące niezgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości wniesione przez jednostkę dotyczyły m.in.:

Wyraźnego oznaczenia roku obrotowego (art. 13 ust.4 pkt 2).

Braku oznaczenia pierwszej i ostatniej strony na wydrukach ksiąg rachunkowych

Wprowadzenie do zestawienia obrotów i sald księgi głównej elementów wymaganych art.18 ust. 1-3,a w szczególności sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych (występują kwoty ujemne i dodatnie zamiast salda Wn i salda Ma)

 Na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych brak jest daty dokonania operacji, daty dokumentu, daty zapisu (art. 23 ust.2).

W odpowiedzi na pkt 1.1 firma VULCAN stwierdziła, że na „wszystkich zestawieniach z programu Księgowość Optivum jest drukowany okres za jaki jest sporządzane zestawienia. Pozwala to ustalić jakiego roku obrotowego dotyczą.” Ustosunkowanie się do pkt 1.2 producenta było następujące „ strony są numerowane automatycznie, z oznaczeniem pierwszej strony wydruku każdego okresu sprawozdawczego – oznaczeniem tym jest wskazanie obrotów bilansu otwarcia oraz obrotów rozpoczęcia danego okresu sprawozdawczego, z oznaczeniem ostatniej strony każdego okresu sprawozdawczego – oznaczeniem tym jest napis na każdej stronie wydruku okresu „KONIEC WYDRUKU OKRESU”. Propozycja firmy VULCAN dotycząca pkt 1.3 jest następująca „sprawę można rozwiązać umieszczając w dokumentacji opisującej przyjętą przez jednostkę politykę rachunkowości, ze kwota dodatnia w kolumnie „Saldo”, to saldo debetowe, natomiast kwota ujemna to saldo kredytowe.” Odniesienie do pkt. 1.4 zawiera informację o następującej treści „Wszystkie informacje widoczne na wydruku dziennika obrotów spełniają, co najmniej minimalne wymagania art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Faktem jest, że generując nowa formatkę do dekretacji dokumentu, program zawsze sugeruje pewną  datę   dokumentu   i   datę   operacji, ale   pola   dat  są  w  pełni  edytowane  i udostępniane użytkownikowi programu. Daty wprowadzone przez użytkownika programu  w  omawianych  polach, powinny spełniać wymagania ustawowe zawarte w art. 23 ust.1 pkt.2 oraz być zawarte w dokumentacji opisującej przyjętą przez jednostkę politykę rachunkowości. Ponadto program rejestruje jeszcze dwie daty, które nie są dostępne dla użytkownika: datę i godzinę zapisania dokumentu w bazie danych oraz datę i godzinę zaksięgowania (trwałego zapisania w dzienniku). Te dwie daty nie   są   widoczne  na  wydruku  dziennika,  gdyż  tego  nie   wymaga  ustawa  o rachunkowości.”

      Zarządzenie nr 7/2008 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego nr 1 w Suwałkach z dnia 21 kwietnia 2008r. wprowadzono słownik  oznaczeń  do  określeń  używa­nych  w  programie Księgowość Optivum (zał. nr 5).

      Wobec powyższych faktów p. Marzanna Kisielewska w dniu 10 kwietnia złożyła wyjaśnienie, w którym oświadczyła, że rozpocznie prowadzenie ksiąg rachunkowych w  program  Finanse  DDJ.  „Wdrożenie  jego  w  chwili  obecnej  jest  niemożliwe ze względu na niezgodność z ustawą o rachunkowości”, które zgłosiła na piśmie przedstawicielowi firmy ZETO p. Adamowi Jurczenia w dniu 23 kwietnia 2008r. (zał. nr 3). „Po udostępnie­niu przez producenta poprawnej wersji, zostanie wprowadzona  aktualizacja progra­mu i przygotowanie do wdrożenia do użytkowania z dniem 01-01-2009 r.” (zał. nr 4).

2.      W jednostce pozostałe środki trwałe ewidencjonuje się zgodnie wymagania określone w paragrafie  5 ust.  3  rozporządzeniu  Ministra Finansów  z  dnia  28  lipca  2006r.  w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Zarządzeniem nr 4/2008 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego nr 1 w Suwałkach z dnia 5 marca 2008r.  dopuszczono  uproszczenie  wynikające  z art.  4 ust.  1 pkt. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, polegające na wyłączeniu z ewidencji ilościowo – wartościowej pozostałych środków trwałych, przedmiotów o okresie używalności  nie  przekraczającej  1  roku i wartości nie przekraczającej 200 zł (zał. nr 6).

3.      Stwierdza się,  że  jednostka  przestrzega  zasady  czystości obrotów na koncie 130 – rachunki bieżące jednostek budżetowych stosując ujemny zapis techniczny, tj. zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, zakładów budżetowych oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020 z 2006r. ze zm.).

Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości, w tym zakładowego planu kont została uzupełniona o elementy wskazane w pkt 2.8. protokółu kontroli. Zmiany wprowadzono zarządzeniem nr 3/2008 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego nr 1 w Suwałkach z dnia 25 lutego 2008r. w sprawie zmian w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (zał. nr 7).

Zgodnie z przedstawioną do kontroli polityką rachunkowości stwierdzono, że wszelkie zmiany dokonywane są na bieżąco.

5.  Sprawdzano metodą wyrywkową wydatkowanie środków publicznych. W tym celu porównano datę wpływu faktury z datą przelewu środków na rachunek bankowy kontrahenta. I tak:

-          fakturę nr 101435031/55R/2008 z dnia 28.08.2008r. za energię elektryczną wystawioną przez Zakład Energetyczny Białystok S.A. na kwotę 932,87 zł. (data wpływu do jednostki 1.09.2008r.) opłacono dnia 4.09.2008r.

-          fakturę nr 12134/08 z dnia 30.08.2008r. za pobór wody i odprowadzenie ścieków wystawioną przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Suwałkach spółka z o.o. na kwotę 321,00 zł. (data wpływu do jednostki 2.09.2008r.) opłacono dnia 4.09.2008r.

-          fakturę nr 7632/08/08 z dnia 3.09.2008r. za energię cieplną wystawioną przez Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Suwałkach spółka z o.o. na kwotę 3.836,36 zł. (data wpływu do jednostki 8.09.2008r.) opłacono dnia 12.09.2008r.

S t w i e r d z e n i a   k o ń c o w e

Protokół niniejszy sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Osoby podpisujące protokół poinformowano o możliwości złożenia dodatkowych wyjaśnień przy podpisywaniu protokółu lub w ciągu 7 (siedmiu) dni od daty podpisania. Na tym protokół zakończono i podpisano.

Suwałki, 2008-09-

1.      Kserokopia pisma nr SOSW 1-3364/1/08

2.      Kserokopia pisma firmy VULCAN z 27.04.2008r.

3.      Kserokopia pisma Centrum Informatyki ZETO S.A. z dnia 23.04.2008r

4.      Wyjaśnienie p. Marzanny Kisielewskiej wraz z załącznikami.

5.      Kserokopia Zarządzenia nr 7/2008.

6.      Kserokopia Zarządzenia nr 4/2008.

7.      Kserokopia Zarządzenia nr 3/2008.

Dyrektor:	Gł. Księgowy:	Kontrolujący:
A. Muszczynko	M. Kisielewska	E. Naruszewicz