Ochrona Danych Osobowych

Inspektor Ochrony Danych

Rafał Luto - Urząd Miejski W Suwałkach

16-400 Suwałki, ul. Mickiewicza 1 Telefon: 87 562 82-08

E-mail: iod@um.suwalki.pl

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w postępowaniu administracyjnym w sprawach załatwianych milcząco

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w prawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)(Dz. Urz. UE.L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO” informuje się, że:

  1. Administratorem Danych Osobowych jest Urząd Miejski w Suwałkach reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk z siedzibą przy ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, tel.: (87) 562-80-00, adres e-mail: org@um.suwalki.pl, adres elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) na ePUAP: /UMSuwalki/esp.
  2. Administrator Danych Osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt pisemny na adres siedziby Urzędu Miejskiego w Suwałkach, ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki lub kontakt na adres poczty elektronicznej e-mail: iod@um.suwalki.pl.
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia postępowań, o których mowa w Dziale II Rozdziale 8a Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczącym milczącego załatwienia sprawy, prowadzonych na podstawie właściwych przepisów prawa administracyjnego materialnego.
  4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty na podstawie obowiązujących przepisów prawa - podmioty publiczne, sądy i inni odbiorcy legitymujący się interesem prawnym w pozyskaniu danych osobowych. Ponadto osoby będące stroną postępowania zgodnie z art.73 K.p.a., w zakresie wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Ponadto dostęp do danych mogą mieć podmioty, z którymi Administrator zawarł umowę powierzenia danych osobowych w ramach obsługi systemów informatycznych (nadzoru i asysty technicznej nad systemami) oraz osoby na podstawie pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydanego przez Administratora.
  5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.
  6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres przewidziany w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
  7. Przysługuje Pani/Panu:
    a) prawo dostępu do treści swoich danych, na podstawie (art. 15 RODO) – w tym prawo do uzyskania kopii tych danych, dostępu do danych (akt sprawy) stosownie do treści art. 74a K.p.a.,
    b) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych, na podstawie (art. 16 RODO) - w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
    c) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie art. 18 ust. 1 RODO.
  8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne do rozpatrzenia sprawy, odmowa podania danych uniemożliwi załatwienie sprawy w trybie milczącym.
  9. Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
  10. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

 

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych podczas transmisji i  rejestracji obrad Rady Miejskiej w Suwałkach

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w prawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)(Dz. Urz. UE.L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO” informuje się, że:

  1. Administratorem Danych Osobowych jest Urząd Miejski w Suwałkach reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk z siedzibą przy ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, tel.: (87) 562-80-00, adres e-mail: org@um.suwalki.pl, adres elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) na ePUAP: /UMSuwalki/esp.
  2. Administrator Danych Osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt pisemny na adres siedziby Urzędu Miejskiego w Suwałkach, ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, kontakt na adres poczty elektronicznej e-mail: iod@um.suwalki.pl, tel. 87 562 82-08.
  3. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku transmitowania i rejestracji obrad Rady Miejskiej w Suwałkach za pomocą urządzeń rejestrujących  obraz i dźwięk.
  4. Będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe na podstawie :
    a) Ustawy z dnia  8 marca 1990 r o samorządzie gminnym - art.11b i art. 20 ust. 1b
    b) Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej – art. 18
    c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – art. 6 ust. 1 lit. c.
  5. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym Rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów.
  6. Pana/Pani zostaną udostępnione podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, w tym w Biuletynie informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Suwałkach – podczas  trwania sesji Rady Miejskiej w Suwałkach. Dodatkowo Pana/Pani dane mogą być dostępne dla usługodawców wykonujących zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczenia usług serwisu, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych. Nagrania zostaną udostępnione na następujących stronach internetowych:
    a) http://bip.um.suwalki.pl/Menu_podmiotowe/Rada_Miejska/nagrania_sesji_rady_miejskiej/
    b) http://e-suwalki.home.pl/live3/sesja.htm
  7. Udział w sesji nie jest Pani/Pana obowiązkiem, lecz uprawnieniem wynikającym z art. 11b ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Z kolei rejestracja obrazu i dźwięku jest obowiązkiem gminy wynikającym z art. 20 ust. 1b tejże ustawy. W związku z tym, że jest Pani/Pan świadomy monitorowania obrazu i dźwięku, decydując się dobrowolnie na udział w sesji Rady Miejskiej w Suwałkach, domyślnie wyraża Pani/Pan zgodę na przetwarzanie oraz upublicznienie własnych danych osobowych. Niniejsza zgoda jest dobrowolna i wyrażona w sposób dorozumiany. Posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia wskazanej wyżej zgody w dowolnym momencie, co będzie polegało na opuszczeniu sali posiedzeń w trakcie trwania sesji, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano w trakcie obrad do czasu opuszczenia sali posiedzeń. Ponadto, zgodnie z art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zgoda osoby fizycznej na rozpowszechnianie jej wizerunku nie jest wymagana, gdy wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza, przy czym obrady należy zakwalifikować jako zgromadzenie publiczne.
  8. Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
    a) prawo dostępu do treści Pani/Pana danych,
    b) prawo żądania ich sprostowania,
    c)  prawo żądania usunięcia danych, gdy:
    - dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane
    - dane przetwarzane są niezgodnie z prawem
    d) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:
    - osoby te kwestionują prawidłowość danych
    - przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych
    - Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
  9. Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
  10. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
  11. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego oraz do organizacji międzynarodowej.

 

Klauzula informacyjna ogólna dla petentów Urzędu  Miejskiego w Suwałkach

Zgodnie z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO” informuje się klientów, że:

  1. Administratorem zbieranych i przetwarzanych danych osobowych jest Urząd Miejski w Suwałkach ul. Mickiewicza 1, reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk - tel. 87 5628100.
  2. W sprawie ochrony danych osobowych, osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się pod adresem iod@um.suwalki.pl
  3. Dane osobowe petentów zbierane i przetwarzane są w celu wykonywania przez Urząd Miejski w Suwałkach ustawowych zadań publicznych, określonych m.in. w ustawie z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz w innych regulacjach.
  4. Podstawą przetwarzania danych osobowych (oprócz ustawowego obowiązku) jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych.
  5. Dane osobowe od momentu pozyskania będą przechowywane przez okres wynikający z regulacji prawnych takich jak: kategorii archiwalnej dokumentacji, określonej w jednolitym rzeczowym wykazie akt dla organów gmin i związków międzygminnych; umowy o dofinansowanie zawartej między beneficjentem a określoną instytucją; trwałości danego projektu i konieczności zachowania dokumentacji projektu do celów kontrolnych itp.
  6. Petenci Urzędu mają prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz mają możliwość ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
  7. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody na przetwarzanie, petenci mają prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie ich danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  8. Pozyskane od petenta dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom innym, niż upoważnione na podstawie przepisów prawa.
  9. Petenci mają prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
  10. W większości przypadków przetwarzanie danych osobowych wynika z przepisów prawa, a ich podawanie przez petenta jest obowiązkowe. W niektórych sprawach podawanie danych osobowych może być dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celów, o których mowa w pkt. 3. W sytuacji dobrowolności podawania danych osobowych petenci zostaną o tym fakcie poinformowani. Niepodanie lub podanie niepełnych danych osobowych może skutkować pozostawieniem wniosku  bez rozpatrzenia.

 

Klauzula informacyjna Straż Miejska w Suwałkach

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Straż Miejska w Suwałkach informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Straży Miejskiej w Suwałkach z siedzibą przy ul. Teofila Noniewicza 71A, 16-400 Suwałki; tel. (87) 563-56-20, e-mail: sm@um.suwalki.pl;

2. Osobą powołaną do ochrony danych w Straży Miejskiej w Suwałkach jest Inspektor ochrony danych, kontakt: iod@um.suwalki.pl;

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań ustawowych na podstawie art. 6 ust. 1 pkt a), b), c), d), e) RODO:

a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów; m.in. do celów rekrutacji, udziału w zajęciach organizowanych przez Straż Miejska;
b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; m.in. w związku z realizacją zawieranych umów na usługi wykonywane na rzecz Administratora;
c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Działania związane z zadaniami ustawowymi Straży Miejskiej;
d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej. Przede wszystkim działania związane z sytuacjami zagrożenia życia lub zdrowia np. dane osób wymagających pomocy, dane osób zaginionych;
e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi. Zgodnie z zadaniami ustawowymi Straży Miejskiej np. pomoc bezdomnym.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą uprawnione podmioty na podstawie przepisów prawa lub podmioty świadczące usługi na rzecz administratora na podstawie odrębnych umów;

5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego i organizacji międzynarodowych;

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji ustawowego obowiązku lecz nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji;

7. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania;

8. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj.: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych - Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy;

9. Podanie danych jest dobrowolne, w przypadku niepodania danych nie będzie możliwe korzystanie z uprawnień wynikających z przepisów prawa;

10. Pani/Pana dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

 

Ponadto, zgodnie z art. 22 Ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125) informuję, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Komendant Straży Miejskiej w Suwałkach, ul. Teofila Noniewicza 71A, 16-400 Suwałki, tel. (87) 563-56-20, e-mail: sm@um.suwalki.pl;

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych - kontakt: iod@um.suwalki.pl;

3. Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań ustawowych Straży Miejskiej na podstawie. art. 10.1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 928 z późn. zm.);

4. Osoba, której dane dotyczą, posiada prawo:

a) Do wniesienia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych skargi w przypadku naruszenia praw osoby w wyniku przetwarzania danych osobowych, Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;

b) Do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, sprostowania lub usunięcia danych osobowych, lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

 
 

Monitoring wizyjny w Urzędzie Miejskim w Suwałkach

 Klauzula informacyjna dotycząca monitoringu wizyjnego w Urzędzie Miejskim w Suwałkach.

 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej RODO, informuję że:

  

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych pozyskanych z systemu monitoringu jest Urząd Miejski w Suwałkach, ul. Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, tel. 87 562 80 00, e-mail: org@um.suwalki.pl, reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk.
  2. W sprawie ochrony danych osobowych, osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, Urząd Miejski w Suwałkach, ul. Adama Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, tel. 87 562 82 08, e-mail: iod@um.suwalki.pl.
  1. Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku zarejestrowane przez monitoring wizyjny przetwarzane będą w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób odwiedzających Urząd Miejskiw Suwałkach, pracowników Urzędu oraz ochrony mienia na podstawie art. 9 a oraz art. 50 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 222 Kodeksu pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c oraz  art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
  1. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego oraz organizacji międzynarodowej.
  2. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione innym odbiorcom w szczególności podmiotom zapewniającym bezpieczeństwo fizyczne Urzędu oraz podmiotom realizującym zadania związane z obsługą techniczną monitoringu.
  3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celach do jakich zostały zebrane przez okres 14 dni. Okres przetwarzania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony w sytuacji, gdy nagrania zostaną zabezpieczone zgodnie z odrębnymi przepisami.
  4. Posiada Pani/Pan prawo żądania dostępu do treści swoich danych, ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
  5. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych dotyczące Pani/Pana narusza przepisy RODO zgodnie z art. 77 na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
  6. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

Obszary objęte monitoringiem wizyjnym w Urzędzie Miejskim w Suwałkach:

  1. Adama Mickiewicza 1: hol od wejścia głównego, hol przy USC, hol przy sali konferencyjnej  26, korytarze na wszystkich kondygnacjach budynku, brama wjazdowa, wjazd do garaży podziemnych, patio, skrzyżowanie ul. Tadeusza Kościuszki z ul. Adama Mickiewicza, teren przed wejściem głównym, hol pomieszczenia oddanego w najem („Bar Ratuszowy”).
  2. Teofila Noniewicza 71A: hol główny na parterze, szalet miejski (wejście, przedsionek w toalecie damskiej, przedsionek w toalecie męskiej).

  

Metryka strony

Udostępniający: Teresa Mazur Administrator Bezpieczeństwa Informacji

Wytwarzający/odpowiadający: Radosław Jabłoński - Naczelnik Wydziału Informatyki

Data wytworzenia: 2018-05-25

Wprowadzający: Andrzej Czupryński

Modyfikujący: Andrzej Czupryński

Data modyfikacji: 2020-11-19

Opublikował: Andrzej Czupryński

Data publikacji: 2017-04-11